Bulletin d’adhésion, mode d’emploi

C’est la rentrée et vous relancez vos campagnes d’adhésion : nous faisons le point sur le Bulletin d’Adhésion, un outil idéal pour informer vos nouveaux adhérents de leurs droits et devoirs.

A quoi sert le bulletin d’adhésion ?

Il sert en premier lieu au nouveau membre à affirmer sa déclaration d’adhésion et le meilleur moyen de s’assurer de l’adhésion d’un membre est d’obtenir de sa part qu’il remplisse à cet effet un bulletin d’adhésion.

En remplissant ce bulletin d’adhésion, il formalise par écrit sa demande d’adhésion et vous transmet les informations personnelles le concernant, dont vous avez besoin pour entrer en contact avec lui dans le cadre de votre association : ses nom, prénom, adresse postale, email, numéro de téléphone… Ces données vous permettent de mettre à jour le fichier des membres de l’association.

Mais le bulletin d’adhésion ne sert pas qu’à obtenir des informations de la part des adhérents. Il est également un moyen, pour l’association, de transmettre des informations, notamment sur les droits et obligations de l’adhérent.

Les droits de l’adhérent en matière d’informatique et de libertés

Il y a de grande chance que votre fichier d’adhérents soit informatisé. Si c’est bien le cas, vous devez être vigilant afin de respecter les règles prévues par la Loi Informatique et Libertés*.

Pour les organismes à but non lucratif (association loi 1901, fondations, fonds de dotation), des dispositions spécifiques adoptées par la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) existent**. Le traitement informatique de données personnelles est dispensé de déclaration ** auprès de la CNIL s’il a pour objet
d’assurer :

  • La gestion administrative de ses membres, bénévoles et donateurs (cotisations, états statistiques, envois de publications…)
  • Les annuaires des membres y compris ceux diffusés sur internet
  • Les actions de prospection réalisées auprès des membres ou donateurs.

A noter que le traitement informatique de données qui n’entrerait pas dans ces 3 champs de dispense doit être déclaré auprès de la CNIL (et dans le doute, demandez-nous conseil).

Attention, être dispensé de déclaration n’exonère pas pour autant des obligations que la loi informatique et libertés impose aux responsables de fichiers informatiques :

  • Votre association doit informer les personnes qui lui ont communiqué des informations personnelles, qu’un fichier est constitué et qu’elles ont un droit d’accès et de rectification aux informations qui les concernent.
  • Le responsable du fichier doit prendre toutes les mesures utiles afin d’assurer la sécurité des informations personnelles collectées.

Pour pouvoir informer les adhérents de leurs droits en matière informatique et libertés, le moyen le plus simple est de faire figurer sur les bulletins d’adhésion, utilisés pour récupérer les informations qui seront ensuite traitées informatiquement, un certain nombre de mentions.

Exemple :

Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion.

Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées <au secrétariat de l’association [à adapter]>. En application des articles 39 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent.
Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez-vous adresser à ……… [indiquez-ici le service en charge de traiter les demandes, ainsi que ses coordonnées]

 

Droit à l’image de l’adhérent

Il arrive de plus en plus souvent que l’association prenne des photos ou filme ses activités. Ces photos et vidéos seront ensuite postées sur le site internet de l’association ou sur une page dans un réseau social afin de mettre en avant les activités proposées par l’association.

Si c’est le cas et si des adhérents apparaissent sur ces photos ou vidéos, vous ne pourrez les publier que si vous avez obtenu leur consentement. A défaut, l’adhérent peut s’opposer à la mise en ligne de sa photo. Et si vous le faites malgré tout, vous risquez d’engager votre responsabilité pour non-respect du droit à l’image.

Assurez-vous donc d’obtenir l’autorisation écrite de vos adhérents pour utiliser leur image, par exemple via le bulletin d’adhésion. S’agissant des mineurs, l’autorisation doit être accordée par le ou les titulaires de l’autorité parentale, ainsi que par le mineur s’il peut s’exprimer.

Exemple :

J’autorise que l’association <indiquer le nom de l’association> prenne des photos ou vidéos de moi-même et/ou mon.mes enfant.s lors des activités de l’association et qu’elle les utilise, diffuse, reproduise et communique au public sous toute forme et sur tout type de supports ou publications internes ou externes (revues, projections, documents, calendrier, site internet, presse, blog, réseaux sociaux, etc.). Cette autorisation est consentie à titre gracieux pour le monde entier et pour une durée de dix (10) ans à compter de la présente autorisation et je me reconnais rempli de mes droits.

 

Les obligations des adhérents

Être adhérent d’une association ne donne pas seulement des droits, cela ouvre à des devoirs. Par son adhésion, le membre conclut un contrat avec l’association. Ce contrat, ce sont les statuts de l’association (et le règlement intérieur s’il existe).

Ainsi, en adhérant, le membre s’engage à respecter le contrat d’association.

Le bulletin d’adhésion peut être l’occasion de rappeler au membre ses obligations, et s’assurer qu’il en a pleine connaissance en obtenant une déclaration d’engagement de sa part.

Exemple :

Je soussigné.e. […] déclare :
avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur de l’association […] dont il m’a été remis un exemplaire ;
remplir les conditions requises pour avoir la qualité de membre de l’association ;
m’engager à respecter les statuts et le règlement intérieur en toutes leurs dispositions.

N’oubliez pas de personnaliser votre bulletin d’adhésion avec votre logo, vos coordonnées.

 

Pour en savoir plus

Pour tout complément d’information, n’hésitez pas à nous contacter : appelez-nous au 0156742558 ou bien écrivez-nous par email.

 

Sources

*Loi du 6 janvier 1978, modifiée, dite « Loi Informatique et Libertés »

**Dispense de déclaration DI-008 (ancienne norme simplifiée n°23) dispensant de déclaration les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en oeuvre par des organismes à but non lucratif

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