Comment organiser les réunions de votre association ?

Article mis à jour le 24 février 2021

  • Comment réunir l’assemblée générale et le conseil d’administration de notre association ?
  • Jusqu’à quand pouvons-nous reporter l’approbation des comptes de l’association ?
  • Pouvons-nous continuer de réunir notre assemblée générale à distance ?

Ces questions continuent de préoccuper les dirigeants d’associations qui nous interrogent en cette période empreinte d’incertitude quant à l’évolution de la situation sanitaire.

Faisons le point.

Obligation générale de respect des « mesures barrières »

Afin de ralentir la propagation du virus, les rassemblements, réunions, activités, accueils et déplacements mis en place par votre association doivent être organisés en veillant au strict respect des mesures d’hygiène et de distanciation sociale dites « barrières ».

La distanciation physique d’au moins un mètre entre deux personnes doit être respectée en tout lieu et en toute circonstance. Cette distanciation physique doit être de deux mètres dans le cadre d’activités physiques et sportives, quand la pratique de l’activité le permet.

Le port du masque est bien souvent obligatoire en intérieur comme en extérieur et en tout état de cause dès lors que la distanciation physique n’est pas possible.

Tout rassemblement, réunion ou activité sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public est organisé dans des conditions de nature à permettre le respect des règles « barrières ».

Ainsi, chaque association qui déploierait des activités doit veiller à adapter son organisation et ses pratiques.

Notre association peut-elle organiser des réunions physiques ?

Si une association organise une réunion en présentiel, elle devra alors respecter les dispositions alors en vigueur.

Les dispositions actuellement en vigueur résultent du Décret n°2020-1310 du 29 octobre 2020 modifié.

Les manifestations sur la voie publique

Les manifestations sur la voie publique telles que cortèges, défilés et rassemblements de personnes doivent être déclarées et peuvent être interdites par le préfet de département.

Se réunir jusqu’à 6 personnes sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public est possible

Les évènements réunissant jusqu’à 6 personnes peuvent se tenir sans restriction particulière dans des conditions de nature à permettre le respect des « mesures barrières ».

Se réunir à + de 6 sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public reste encadré

Les rassemblements, réunions ou activités à plus de six personnes dans des lieux privés sont autorisés sans restriction particulière. Les conditions doivent toutefois être de nature à permettre le respect des « mesures barrières ».

Les rassemblements, réunions ou activités sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public autres que les manifestations sur la voie publique mentionnées ci-dessus et mettant en présence de manière simultanée plus de six personnes sont interdites, sauf exceptions visées par le décret du 29 octobre 2020 modifié.

Par exception, ne sont pas interdits :

  • Les rassemblements, réunions ou activités à caractère professionnel ; Attention, selon la DJPEVA, les Assemblées Générales ne sont pas considérées comme des “réunions professionnelles” au sens des derniers textes réglementaires. Aussi, elles ne peuvent pas être organisées sur la base de cette exception, en présentiel.
  • Les services de transport de voyageurs ;
  • Les établissements recevant du public dans lesquels l’accueil du public n’est pas interdit ;
  • Les cérémonies funéraires organisées hors des établissements recevant du public dans la limite de 30 personnes.

Couvre-feu

Il est interdit de se réunir entre 18 heures et 6 heures du matin sauf exceptions prévu par l’article 4 du Décret du 29 octobre 2020 modifié.

 

Même non interdit, encore faut-il que l’évènement que vous souhaitez mettre en place soit pertinent.

Chaque association a alors à faire ses choix, notamment en veillant à la santé et à la sécurité de ses adhérents et bénévoles.

Dans tous les cas, il appartient aux dirigeants de décider des modalités les mieux adaptées pour sa situation.

Vous pouvez par exemple décider de tenir vos réunions de CA et AG à distance, les dispositions de l’ordonnance du 25 mars 2020 restant en vigueur.

Les réunions d’AG et de CA possibles à distance jusqu’au 1er avril 2021

Vous pouvez encore tenir vos réunions de CA et AG à distance !

En effet, les conseils d’administration et les assemblées générales des associations peuvent se réunir à distance jusqu’au 1er avril 2021, même si cela n’est pas prévu dans les statuts en application du décret du 10 avril 2020 modifié en dernier lieu par le décret du 18 décembre 2020.

Cela signifie que, même si les statuts de votre association ne le précisent pas, les réunions des instances statutaires de votre association qui se feront à distance seront considérées comme un mode de réunion valable (tant que le régime dérogatoire est en vigueur).

Pour plus d’information sur les modalités de réunions à distance, nous vous invitons à consulter la FAQ dans notre article Covid-19 : Comment tenir le CA et l’AG 2020 de votre association ?

Et après le 1er avril 2021 ?

Pour certains d’entre vous, il s’agissait seulement de l’unique moyen de se réunir et il n’est pas question que vous en fassiez un mode de réunion habituel dans votre association.

Mais pour d’autres, se réunir à distance s’est avéré un gain de temps ou des modalités bien pratiques et agréables !

Pour d’autres encore, vous vous inquiétez quant à votre capacité à organiser des réunions à distance après le 1er avril 2021, en fonction de l’évolution de la situation sanitaire.

Pour permettre aux instances de votre association de pouvoir continuer à se réunir à distance après le 1er avril 2021, que la situation sanitaire le permette ou non, il vous suffit d’ajouter cette option dans vos statuts.

Et il est toujours possibles de vous en occuper !

Alors, à l’instar de certains de nos clients, profitez de votre assemblée générale, que vous pouvez réunir à distance tant que dure le régime dérogatoire, pour modifier vos statuts sur ce point.

Pour vous aider à modifier vos statuts, nous vous invitons à lire ou relire notre article Pourquoi vous devez changer vos statuts… et c’est une bonne nouvelle !

Et bien sûr, nous sommes à votre disposition pour vous accompagner dans votre réforme et notamment vous proposer des formules statutaires sur les réunions à distance adaptées à vos besoins. Contactez-nous !

30 juin 2021 : date limite pour votre AG d’approbation des comptes

En 2020, des délais exceptionnels avaient été prévus par l’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 en matière de comptes.

A ce jour, aucun texte ne prévoit de délais exceptionnels concernant l’obligation de réunir l’assemblée générale d’approbation des comptes.

Ainsi, pour ceux qui ont l’obligation de réunir leur assemblée générale d’approbation des comptes avant le 30 juin de chaque année, vous devez le faire d’ici le 30 juin 2021.

L’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes de l’association est souvent un évènement important pour la vie de l’association ; cette année encore, elle aura sans doute un goût particulier.

Alors, compte tenu de la situation, même si cela laisse un goût amer et ne facilite pas la mobilisation des membres, il convient a minima de respecter vos obligations légales et statutaires.

Il y  aura bien un moyen pour déployer vos projets et retrouver des espaces de convivialité.

Ne pas tenir son AG en 2021 : quel est le risque ?

Vous êtes nombreux à nous interroger sur la possibilité, pour une association loi 1901, de ne pas tenir son assemblée générale annuelle et de reporter les points qui devaient être à l’ordre du jour à l’assemblée générale de l’an prochain.

Nous vous rappelons que la loi 1901 n’impose pas la tenue d’une assemblée générale.

Toutefois, en fonction des statuts, de la taille, de l’activité et du type de ressources de l’association, vous pouvez avoir l’obligation de tenir une assemblée générale chaque année. C’est le cas en particulier si :

  • vos statuts le prévoient explicitement
  • vous devez faire approuver les comptes annuels de l’association et le rapport de gestion (notamment si l’association est tenue d’établir des comptes annuels et de désigner un commissaire aux comptes[1])
  • vous êtes une association réglementée comme une association reconnue d’utilité publique, une fédération sportive,…
  • ou encore si vous devez apporter la preuve du fonctionnement démocratique de l’association (pour obtenir un agrément par exemple).

Si vous entrez dans l’un de ces cas, nous vous recommandons d’organiser une assemblée générale en 2021, même si les modalités organisationnelles sont difficiles à prévoir.

En effet, le défaut d’organisation de votre AG et donc de l’approbation des comptes pourrait être considéré comme un défaut d’application de la réglementation comptable applicable à l’association et entraîner la responsabilité pénale des dirigeants. En cas de contrôle d’une autorité publique, l’association pourrait également se voir reprocher de ne pas établir des comptes annuels de manière régulière.

Même si vous n’êtes pas dans l’un de ces cas, d’autres points pourraient rendre difficiles le report de l’AG, comme par exemple la nécessité de renouvellement des mandats, la nécessité de demander l’autorisation de certaines opérations (achats immobiliers,…).

Si cela est nécessaire, nous vous invitons donc à réunir votre AG à distance si le présentiel n’est pas possible compte tenu de la situation sanitaire, voire à huis clos si les conditions sont réunies.

Pour cela, nous vous renvoyons à notre article du blog ainsi qu’à notre Foire aux Questions à la fin de notre article Covid-19 : Comment tenir le CA et l’AG de votre association ?

A cet égard, nous vous rappelons que les réunions d’AG et de CA sont possibles à distance jusqu’au 1er avril 2021 (pour le moment) même si cela n’est pas prévu dans vos statuts.

Dans tous les cas, si vous avez un doute sur la régularité de la tenue de votre AG selon les modalités mises en place, rappelez-vous que vous pouvez toujours ratifier les décisions qui auront été prises dans ces conditions si particulières lors de votre prochaine AG ; mais en attendant, vous aurez bien une AG qui se sera prononcée et dont les décisions seront considérées comme valables tant qu’un juge ne les aura pas remises en cause.

En dehors des dispositions légales et règlementaires évoquées ci-dessus, seuls les statuts de votre association peuvent imposer la tenue d’une assemblée générale au moins une fois par an. Et si vos statuts ne vous l’imposent pas, l’absence de tenue de l’AG en 2021 ne pourra pas être reprochée à l’association.

En revanche, si vos statuts prévoient la tenue d’une AG dans l’année, la non tenue d’une AG en 2021 constituerait donc une violation des statuts de l’association.

En cas de violation des statuts, l’association pourrait voir sa responsabilité engagée par un membre qui estimerait avoir subi un préjudice, pourrait demander réparation de son préjudice à l’association. Ou les dirigeants de l’association pourraient se voir contester leur gestion par un membre, entraînant des conflits internes conduisant à des risques contentieux.

Ainsi, nous ne pouvons que vous encourager à réunir votre AG d’ici le 30 juin 2021 ou à votre période habituelle, en fonction de ce que la situation vous permettra ; vous pourrez faire ratifier par la prochaine AG en présentiel, les décisions prises dans ces conditions si particulières de la crise sanitaire.

[1] Cf. Articles L 612-1 et suivants et R 612-1 et suivants du code de commerce

* * *

Pour aller plus loin sur la préparation de votre AG :

Covid-19 : Comment tenir le CA et l’AG 2020 de votre association ?

Préparer votre AG en toute sécurité juridique : la check-list

Vous souhaitez être accompagné durant cette période particulière afin de sécuriser votre processus décisionnel ou pour tout complément d’information, écrivez-nous par e-mail.

Sources :

Décret du 29 octobre 2020 modifié

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