Comment organiser les réunions de votre association d’ici fin 2020?

Article mis à jour le 21 octobre 2020.

Cet article est en cours de mise à jour des dernières dispositions réglementaires ayant mise en place le nouveau confinement.

Dans cette attente, nous attirons votre attention sur le fait que, selon la DJPEVA, les Assemblées Générales ne sont pas considérées comme des “réunions professionnelles” au sens des derniers textes réglementaires. Aussi, elles ne peuvent pas être organisées en présentiel.

Nous sommes dans l’attente d’un texte qui prolongera et aménagera la possibilité de se réunir en distanciel au-delà du 30 novembre 2020 et ne manquerons pas de vous tenir informés de toute évolution sur ce point.

  • Comment réunir l’assemblée générale et le conseil d’administration de notre association d’ici la fin de l’année 2020 ?
  • Jusqu’à quand pouvons-nous reporter l’approbation des comptes de l’association ?
  • Pouvons-nous continuer de réunir notre assemblée générale à distance ?

Ces questions continuent de préoccuper les dirigeants d’associations qui nous interrogent en cette fin d’année 2020 empreinte d’incertitude quant à l’évolution de la situation sanitaire.

Faisons le point.

Obligation générale de respect des « mesures barrières »

Afin de ralentir la propagation du virus, les rassemblements, réunions, activités, accueils et déplacements mis en place par votre association doivent être organisés en veillant au strict respect des mesures d’hygiène et de distanciation sociale dites « barrières ».

La distanciation physique d’au moins un mètre entre deux personnes doit être respectée en tout lieu et en toute circonstance. Cette distanciation physique doit être de deux mètres dans le cadre d’activités physiques et sportives, quand la pratique de l’activité le permet.

Le port du masque est bien souvent obligatoire en intérieur comme en extérieur et en tout état de cause dès lors que la distanciation physique n’est pas possible.

Tout rassemblement, réunion ou activité sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public est organisé dans des conditions de nature à permettre le respect des règles « barrières ».

Ainsi, chaque association qui déploierait des activités doit veiller à adapter son organisation et ses pratiques.

Notre association peut-elle organiser des réunions physiques ?

Si une association organise une réunion en présentiel, elle devra alors respecter les dispositions alors en vigueur.

Au jour de la rédaction de cet article, c’est un décret du 11 juillet 2020, modifié par un décret du 13 août 2020, qui était applicable. Ce texte a été abrogé par un Décret du 16 octobre 2020 qui est venu prescrire de nouvelles mesures.

Les évènements de + de 5000 personnes restent interdits

Sauf dérogation préfectorale exceptionnelle, aucun événement réunissant plus de 5 000 personnes ne peut se dérouler sur le territoire de la République.

Les évènements de moins de 5 000 personnes sont donc autorisés sous certaines réserves présentées ci-après.

Se réunir jusqu’à 6 personnes sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public est possible

Les évènements réunissant jusqu’à 6 personnes peuvent se tenir sans restriction particulière dans des conditions de nature à permettre le respect des « mesures barrières ».

Se réunir à + de 6 sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public reste encadré

Les rassemblements, réunions ou activités à plus de six personnes dans des lieux privés sont autorisés sans restriction particulière. Les conditions doivent toutefois être de nature à permettre le respect des « mesures barrières ».

Les manifestations sur la voie publique telles que cortèges, défilés et rassemblements de personnes doivent être préalablement déclarées au préfet du département sur le territoire duquel la manifestation doit avoir lieu. La déclaration en préfecture doit :

  • mentionner les noms, prénoms et domiciles des organisateurs
  • être signée par au moins l’un des organisateurs
  • indiquer le but de la manifestation, le lieu, la date et l’heure du rassemblement des groupements invités à y prendre part
  • s’il y a lieu, mentionner l’itinéraire projeté
  • préciser les mesures mises en œuvre par les organisateurs afin de garantir le respect des mesures barrières.

Les rassemblements, réunions ou activités sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public autres que les manifestations sur la voie publique mentionnées ci-dessus et mettant en présence de manière simultanée plus de six personnes sont interdites, sauf exceptions visées par le décret du 16 octobre 2020.

Par exception, ne sont pas interdits :

  • Les rassemblements, réunions ou activités à caractère professionnel ;
  • Les services de transport de voyageurs ;
  • Les établissements recevant du public dans lesquels l’accueil du public est autorisé ;
  • Les cérémonies funéraires organisées hors des établissements recevant du public dans lesquels l’accueil du public n’est pas interdit ;
  • Les visites guidées organisées par des personnes titulaires d’une carte professionnelle.

Quoi qu’il en soit, le préfet peut interdire les manifestations soumises ou non à déclaration si les mesures mises en œuvre ne sont pas de nature à permettre le respect des mesures barrières.

A cet égard, il convient de se renseigner sur les éventuels arrêtés préfectoraux existant au sein du Département concerné par la manifestation envisagée, afin de vous assurer des règles spécifiques qui ont pu être fixées localement.

Même non interdit, encore faut-il que l’évènement que vous souhaitez mettre en place soit pertinent.

Chaque association a alors à faire ses choix, notamment en veillant à la santé et à la sécurité de ses adhérents et bénévoles.

Dans tous les cas, il appartient aux dirigeants de décider des modalités les mieux adaptées pour sa situation.

Vous pouvez par exemple décider de tenir vos réunions de CA et AG à distance, les dispositions de l’ordonnance du 25 mars 2020 restant en vigueur.

Les réunions d’AG et de CA possibles à distance jusqu’au 30 novembre 2020

Vous pouvez encore tenir vos réunions de CA et AG à distance !

En effet, les conseils d’administration et les assemblées générales des associations peuvent se réunir à distance jusqu’au 30 novembre 2020, même si cela n’est pas prévu dans les statuts.

Le décret n°2020-925 du 29 juillet 2020 est venu proroger jusqu’au 30 novembre 2020 la durée d’application, initialement fixée jusqu’au 31/07/2020, de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales.

Cela signifie que, même si les statuts de votre association ne le précisent pas, les réunions des instances statutaires de votre association qui se feront à distance seront considérées comme un mode de réunion valable (jusqu’au 30 novembre 2020).

Pour plus d’information sur les modalités de réunions à distance, nous vous invitons à consulter la FAQ dans notre article Covid-19 : Comment tenir le CA et l’AG 2020 de votre association ?

Et après le 30 novembre ?

Pour certains d’entre vous, il s’agissait seulement de l’unique moyen de se réunir et il n’est pas question que vous en fassiez un mode de réunion habituel dans votre association.

Mais pour d’autres, se réunir à distance s’est avéré un gain de temps ou des modalités bien pratiques et agréables !

Pour d’autres encore, vous vous inquiétez quant à votre capacité à organiser des réunions à distance après le 30 novembre 2020, en fonction de l’évolution de la situation sanitaire.

Pour permettre aux instances de votre association de pouvoir continuer à se réunir à distance après le 30 novembre 2020, que la situation sanitaire le permette ou non, il vous suffit d’ajouter cette option dans vos statuts.

Et il est encore temps de vous en occuper d’ici la fin de l’année !

Alors, à l’instar de certains de nos clients, profitez de votre assemblée générale, que vous pouvez réunir à distance jusqu’à la fin du mois de novembre 2020, pour modifier vos statuts sur ce point.

Pour vous aider à modifier vos statuts, nous vous invitons à lire ou relire notre article Pourquoi vous devez changer vos statuts… et c’est une bonne nouvelle !

Et bien sûr, nous sommes à votre disposition pour vous accompagner dans votre réforme et notamment vous proposer des formules statutaires sur les réunions à distance adaptées à vos besoins. Contactez-nous !

30 septembre 2020 : dernier délai pour votre AG d’approbation des comptes

A ce jour, l’application des délais exceptionnels prévus par l’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 en matière de comptes n’a pas été prolongée.

Ces délais exceptionnels demeurent donc ceux prévus par le texte d’origine. Ainsi, pour ceux qui ont l’obligation de réunir leur assemblée générale d’approbation des comptes avant le 30 juin de chaque année, vous aviez jusqu’au 30 septembre 2020 dernier délai.

Si l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes de l’association est souvent un évènement important pour la vie de l’association ; exceptionnellement, cette année, elle a eu ou aura un goût particulier.

Alors, compte tenu de la situation, si vous devez tenir votre AG, ne vous lancez pas forcément dans l’organisation d’un grand évènement. Faites le minimum pour respecter vos obligations légales et statutaires.

Vous pourrez vous rattraper lors des prochaines assemblées générales !

Ne pas tenir son AG en 2020 : quel est le risque ?

Vous êtes nombreux à nous interroger sur la possibilité, pour une association loi 1901, de ne pas tenir son assemblée générale annuelle en 2020 et de reporter les points qui devaient être à l’ordre du jour à l’assemblée générale de l’an prochain.

Nous vous rappelons que la loi 1901 n’impose pas la tenue d’une assemblée générale.

Toutefois, en fonction des statuts, de la taille, de l’activité et du type de ressources de l’association, vous pouvez avoir l’obligation de tenir une assemblée générale chaque année. C’est le cas en particulier si :

  • vos statuts le prévoient explicitement
  • vous devez faire approuver les comptes annuels de l’association et le rapport de gestion (notamment si l’association est tenue d’établir des comptes annuels et de désigner un commissaire aux comptes[1])
  • vous êtes une association réglementée comme une association reconnue d’utilité publique, une fédération sportive,…
  • ou encore si vous devez apporter la preuve du fonctionnement démocratique de l’association (pour obtenir un agrément par exemple).

Si vous entrez dans l’un de ces cas, nous vous recommandons d’organiser une assemblée générale en 2020, même si les modalités organisationnelles sont difficiles à prévoir.

En effet, le défaut d’organisation de votre AG et donc de l’approbation des comptes pourrait être considéré comme un défaut d’application de la réglementation comptable applicable à l’association et entraîner la responsabilité pénale des dirigeants. En cas de contrôle d’une autorité publique, l’association pourrait également se voir reprocher de ne pas établir des comptes annuels de manière régulière.

Même si vous n’êtes pas dans l’un de ces cas, d’autres points pourraient rendre difficiles le report de l’AG, comme par exemple la nécessité de renouvellement des mandats, la nécessité de demander l’autorisation de certaines opérations (achats immobiliers,…).

Si cela est nécessaire, nous vous invitons donc à réunir votre AG à huit-clos ou à distance si le présentiel n’est pas possible compte tenu de la situation sanitaire.

Pour cela, nous vous renvoyons à notre article du blog Rentrée : Comment organiser les réunions de votre association d’ici fin 2020 ? ainsi qu’à notre Foire aux Questions à la fin de notre article Covid-19 : Comment tenir le CA et l’AG 2020 de votre association ?

A cet égard, nous vous rappelons que les réunions d’AG et de CA sont possibles à distance jusqu’au 30 novembre 2020 (pour le moment) même si cela n’est pas prévu dans vos statuts.

Dans tous les cas, si vous avez un doute sur la régularité de la tenue de votre AG selon les modalités mises en place, rappelez-vous que vous pouvez toujours ratifier les décisions qui auront été prises dans ces conditions si particulières lors de votre prochaine AG ; mais en attendant, vous aurez bien une AG qui se sera prononcée et dont les décisions seront considérées comme valables tant qu’un juge ne les aura pas remises en cause.

En dehors des dispositions légales et règlementaires évoquées ci-dessus, seuls les statuts de votre association peuvent imposer la tenue d’une assemblée générale au moins une fois par an. Et si vos statuts ne vous l’imposent pas, l’absence de tenue de l’AG en 2020 ne pourra pas être reprochée à l’association.

En revanche, si vos statuts prévoient la tenue d’une AG dans l’année, la non tenue d’une AG en 2020 constituerait donc une violation des statuts de l’association.

En cas de violation des statuts, l’association pourrait voir sa responsabilité engagée par un membre qui estimerait avoir subi un préjudice, pourrait demander réparation de son préjudice à l’association. Ou les dirigeants de l’association pourraient se voir contester leur gestion par un membre, entraînant des conflits internes conduisant à des risques contentieux.

Ainsi, nous ne pouvons que vous encourager à réunir votre AG d’ici la fin de l’année 2020, en fonction de ce que la situation vous permettra ; quitte à faire ratifier par l’AG de 2021 les décisions prises dans ces conditions si particulières cette année.

[1] Cf. Articles L 612-1 et suivants et R 612-1 et suivants du code de commerce

* * *

Pour aller plus loin sur la préparation de votre AG :

Covid-19 : Comment tenir le CA et l’AG 2020 de votre association ?

Préparer votre AG en toute sécurité juridique : la check-list

Vous souhaitez être accompagné durant cette période particulière afin de sécuriser votre processus décisionnel ou pour tout complément d’information, écrivez-nous par e-mail.

Sources :

Décret du 16 octobre 2020

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