Covid-19 : Comment tenir le CA et l’AG 2020 de votre association ?

Chaque année, la période entre les mois d’avril et de juin est un moment riche dans le fonctionnement et la vie statutaire des associations.

C’est la période où :

  • les organes d’administration de l’association procèdent à l’arrêté des comptes à soumettre au vote des assemblées générales,
  • les dirigeants de la structure présentent en assemblée générale leur rapport de gestion et d’activité de l’association,
  • ils remettent le cas échéant leur mandat en jeu dans le cadre des élections,
  • des projets importants doivent être soumis à approbation…

Oui mais… cette année, cette période si importante dans la vie statutaire de votre association ne pourra pas se dérouler comme d’habitude !

Certains s’interrogent notamment sur la possibilité de pouvoir réunir leur AG avant le 30 juin 2020, dans le contexte de la crise sanitaire actuelle.

Les mesures de confinement imposées par le gouvernement depuis le 16 mars et qui, selon toute vraisemblance, devraient être prolongées de plusieurs semaines, vous amènent dès aujourd’hui à :

  • annuler ou reporter à une date ultérieure indéterminée vos réunions habituelles en présentiel,
  • et envisager, pour certains, la réunion de vos instances statutaires de manière dématérialisée.

Vous êtes nombreux à nous solliciter sur ce thème, afin de savoir ce que vous pouvez mettre en place pour permettre à votre association d’assurer la continuité des prise de décisions collectives durant la période de confinement.

Le Gouvernement a adopté ce 25 mars 2020, deux ordonnances sur ces sujets qui donnent des règles temporaires (cf. plus loin).
Faisons d’abord le point sur les règles applicables en temps ordinaire.

 

Sans prétendre à l’exhaustivité, mais pour vous aider à y voir plus clair dans ce que vous pouvez faire et comment, nous vous proposons un rappel des règles et des possibilités qui s’offrent à vous, dans une perspective de limitation des risques, sur le plan juridique, pour votre association.

Réunion de vos instances : la réponse est dans vos statuts

La loi du 1er juillet 1901 régissant les associations ne contient aucune disposition imposant une consultation des membres de l’association et des modalités particulières de réunion des instances statutaires.

Pour autant, certaines associations ont une obligation légale de tenir des assemblées générales et de disposer d’un organe d’administration.

Pour les autres, ce sont seulement leurs statuts qui leur imposent de réunir de tels organes.

 La première question à se poser  :

Quelles sont les dispositions statutaires applicables dans votre association ?

Ainsi, ressortez vos statuts et règlement intérieur et vérifiez leur rédaction.

Les modalités de convocation des instances

Les organes collégiaux d’une association sont convoqués et se réunissent selon les modalités fixées par les statuts et le règlement intérieur en vigueur dans l’association.

Les textes statutaires applicables dans votre association imposent bien souvent :

  • la convocation et la réunion de l’organe d’administration, souvent dénommé Conseil d’Administration
  • la convocation et la réunion de l’organe délibérant, souvent dénommé Assemblée Générale.

Il est fréquent que ce soit l’organe d’administration qui doive, lors d’une réunion, convoquer l’organe délibérant, fixer sa date, son ordre du jour.

De telles obligations peuvent être assorties de délais.

C’est ainsi que bon nombre d’organismes sans but lucratif doivent en principe réunir leur assemblée générale dans les six mois suivant la fin du dernier exercice comptable, soit avant le 30 juin de chaque année pour les structures dont l’exercice repose sur l’année civile.

Ce sera par exemple le cas des associations réglementées comme les associations reconnues d’utilité publique (ARUP) ou encore les fédérations sportives, les associations tenues d’établir des comptes annuels, de désigner au moins un commissaire aux comptes et de publier leurs comptes au Journal Officiel, les associations tenues de transmettre à leurs financeurs des comptes approuvés…

Les points à l’ordre du jour des réunions de vos instances

Les organes statutaires peuvent être amenés à délibérer sur plusieurs points fixés dans les textes statutaires ou les sujets à voter sont adaptés à l’actualité de l’association et à ses projets.

Ainsi, bien souvent, le conseil d’administration de l’association doit se réunir au printemps afin notamment d’arrêter les comptes à soumettre à l’approbation de l’AG, éventuellement fixer l’ordre du jour et la date de l’AG ainsi que préparer les résolutions qui seront soumises à son vote.

L’assemblée générale annuelle de l’association qui se réunit avant l’été, doit habituellement, chaque année :

  • se prononcer sur le rapport d’activité, le rapport de gestion ou encore le rapport moral ou financier relatif au dernier exercice clos
  • approuver les comptes du dernier exercice clos qui auront été arrêtés au préalable par l’organe d’administration
  • décider l’affectation du résultat
  • donner quitus aux administrateurs pour leur gestion
  • voter le cas échéant le budget de l’exercice en cours (sauf à ce que cela relève de la compétence de l’organe d’administration)
  • élire de nouveaux administrateurs
  • ainsi que délibérer sur tous les points à l’ordre du jour.

Certaines années, à l’occasion de la réunion d’une assemblée générale ordinaire annuelle, les dirigeants en profitent pour convoquer également une assemblée générale extraordinaire afin de procéder à une modification des statuts, ou statuer sur la fusion de l’association avec une ou plusieurs autres structures,…

Les modalités de réunion des instances

Les modalités de réunions des différentes instances de l’association sont déterminées dans les statuts et le cas échéant le règlement intérieur.

Habituellement, vos instances se réunissent en présentiel. Il s’agit du mode de réunion « par défaut » et le plus répandu dans les associations. Les textes des statuts sont rédigés dans cet esprit de réunion physique.

Mais vous savez qu’il est aujourd’hui possible, avec les nouvelles techniques de l’information et de la  communication, de se réunir de façon dématérialisée.

On parle alors d’assemblées générales en ligne (avec consultation écrite), des votes à distance (votes électroniques), des visioconférences ou encore des procédés de signature électronique.

Un certain nombre de prestataires proposent d’ailleurs leurs services pour vous aider à organiser de telles réunions dématérialisées de manière sécurisée,  notamment pour assurer la sincérité des votes et un décompte incontestable.

Mais, attention, la validité juridique de ces modalités dépend de ce qui est écrit dans vos statuts, sauf autorisation exceptionnelle par la loi (cf. plus loin dans cet article).

Les réunions dématérialisées sont-elles prévues par vos statuts?

Pour ceux qui ont récemment modifié leurs textes statutaires, ceux-ci prévoient peut-être la possibilité de réunir de manière dématérialisée les organes statutaires, y compris les assemblées générales.

Dans ce cas, cette période de confinement, qui interdit toute réunion physique de vos instances, est l’occasion d’expérimenter et mettre en pratique ces modalités de réunion particulières.

Pour les autres, pour qui la possibilité de se réunir de façon dématérialisée n’est pas prévue par les statuts, vous vous demandez certainement si vous pouvez tout de même organiser des réunions ou des votes à distance.

A l’heure actuelle, la jurisprudence est claire sur le sujet :

L’organisation de réunions d’instances statutaires de façon dématérialisée n’est possible que si elle est prévue dans les statuts.

A titre d’exemple, il a été jugé qu’une décision ne peut pas être adoptée par une consultation écrite des membres, sans tenue d’une assemblée générale, lorsque les statuts n’ont pas expressément prévu de pouvoir remplacer la réunion effective de l’assemblée par une consultation par correspondance (1).

Ainsi, pour toutes les associations dont les statuts sont silencieux sur la possibilité de réunir vos instances à distance ou de mettre en place un vote par correspondance, sachez que la mise en place de telles modalités de vote serait irrégulière, et ferait donc peser un risque de nullité des délibérations prises par vos instances.

La nullité comme conséquence d’une irrégularité

Si une irrégularité a été commise, elle sera annulable si elle est expressément sanctionnée par la nullité dans les statuts ou si l’irrégularité a eu une incidence sur le déroulement et la sincérité de la consultation (2).

Pour autant, et si cela peut vous rassurer, une décision d’assemblée générale (et de toute autre instance statutaire) doit être considérée comme valable tant qu’elle n’est pas annulée par les juges (3).

Et l’annulation de délibérations d’une instance statutaire doit être demandée par une personne ayant qualité pour agir (par exemple un membre de l’association, qui peut être considéré comme victime de l’irrégularité). Cette personne, victime de l’irrégularité, peut décider de renoncer à une action en nullité.

Le délai pour agir en justice en nullité d’une décision d’une instance est de 5 ans à compter du jour où la personne ayant qualité pour agir a connu ou aurait dû connaître l’irrégularité (4).

Toutefois, s’agissant des résolutions qui doivent faire l’objet d’une déclaration en préfecture (modifications statutaires, changements d’administrateurs, création d’un nouvel établissement…) le délai pour agir est de 5 ans à compter de la date à laquelle cette formalité est accomplie (5).

La régularisation d’une irrégularité est possible

Une irrégularité n’entraîne pas la nullité des délibérations lorsqu’elle a été régularisée en temps utile (6).

Ainsi, une nouvelle assemblée peut régulariser, dans des conditions régulières, une décision irrégulière prise lors d’une réunion précédente (7) ; cependant, elle ne saurait se contenter d’approuver le procès-verbal de l’assemblée irrégulière (8).

En synthèse :

Quid si vous faites délibérer vos instances statutaires de façon dématérialisée alors que ce n’est pas prévu par les statuts ?

Si vous entrez dans le champ des mesures exceptionnelles des ordonnances du 25 mars 2020, les délibérations seront valables car la loi rend inopérantes les dispositions des statuts.

Le risque de nullité pourrait toujours venir de membres qui pourraient user de leur qualité à agir pour saisir le tribunal judiciaire afin qu’il prononce la nullité des délibérations prises dans des conditions qu’ils estimeraient irrégulières ; les personnes ayant qualité pour agir pouvant toutefois renoncer à une telle action.

Selon nous, en cette période de crise, et excepté s’il y a de fortes tensions dans l’association, en définitive, ce risque parait assez faible.

En tout état de cause, les délibérations de vos organes seront valables tant qu’un juge ne les aura pas déclarées nulles.

En outre, pour éviter qu’un juge prononce la nullité de l’assemblée générale, il conviendra de disposer des preuves suffisantes sur les moyens techniques mis en oeuvre. De plus, il sera possible de ratifier la décision a posteriori, c’est-à-dire de faire à nouveau voter, de manière régulière, l’assemblée générale lorsque vous pourrez à nouveau la réunir. Il s’agira alors de confirmer les décisions prises dans cette période exceptionnelle.

Ce processus de ratification de la décision prise, reconnu depuis longtemps par la jurisprudence (9) et inscrit dans le code civil (10), permettra le cas échéant de couvrir le risque de nullité de vos délibérations votées de manière dématérialisée.

 

Questions / Réponses

* * *

Que se passe-t-il si l’assemblée générale de mon association ne peut pas se réunir avant le 30 juin 2020 ?

Pour les associations ayant une activité économique et l’obligation, à ce titre, d’établir des comptes annuels et de les soumettre, avec le rapport de gestion, à l’approbation de l’assemblée générale au plus tard dans les six mois de la clôture de l’exercice, ce délai de six mois ne peut être prolongé, en principe, qu’à la demande du représentant légal de l’association, par ordonnance du président tribunal judiciaire statuant sur requête (11).

Un assouplissement, par mesures gouvernementales, a été prévu s’agissant de l’approbation des comptes de l’exercice 2019 compte tenu de la situation exceptionnelle que nous rencontrons.

La Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 a prévu dans son article 11 la possibilité pour le gouvernement de prendre par ordonnance des mesures.

Ainsi, l’Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020  (*) rend régulière la tenue des conseils d’administration et assemblées générales à distance sous réserve des moyens techniques utilisés.

L’Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 (**) laisse un délai de 3 mois supplémentaires soit jusqu’au 30 septembre 2020 pour réaliser les obligations relatives à l’établissement et l’approbation des comptes.

 

* * *

Mon association est Reconnue d’Utilité Publique et doit soumettre à son assemblée générale de 2020 une modification statutaire et ratifier une décision relative à l’acquisition et l’aliénation d’un bien immobilier.  Comment faire ?

En tant qu’association RUP, votre association est soumise à une autorité de tutelle. Cette autorité de tutelle examinera en détail les modalités de vote des instances statutaires de l’association avant de donner leur approbation pour les décisions qui le nécessitent.

Pour votre structure, si elle n’a pas encore prévu dans ses statuts la possibilité de voter de manière dématérialisée, le recours à un procédé de vote dématérialisée peut en principe venir remettre en cause son projet, qui pourrait ne pas avoir l’approbation des autorités de tutelle.

L’Ordonnance du 25 mars 2020, rendant régulières les réunions des conseils d’administration et assemblées générales tenues à distance sous réserve des moyens techniques utilisés, peut être utilisée car elle prévoit que les règles sont applicables quels que soient les points à l’ordre du jour.

Pour l’heure, ce que le Bureau des Associations et Fondations du Ministère de l’intérieur pourrait exiger comme preuves sur les modalités de tenue de ces instances n’est pas connu.

En fonction du nombre de membres dans l’association, il convient de mesurer la qualité des moyens techniques mis en œuvre et d’anticiper les preuves susceptibles d’être fournies. Nous ne manquerons pas de vous tenir informés des évolutions sur ce point.

 

*  *  *

Quelles différences fait-on entre réunion en visio ou audio-conférence, vote à distance, vote en ligne ou consultation écrite ?

Tous les termes ne sont pas clairement définis et il convient de distinguer :

  • La notion de présence : au lieu d’être physiquement présent à une réunion, les personnes peuvent participer par conférence téléphonique ou audiovisuelle sous réserve des moyens techniques utilisés. Pour que de telles modalités de réunions soient reconnues valables pour vos AG et vos CA, il faut que les moyens techniques mis en œuvre :
    • permettent l’identification des membres présents
    • garantissent la participation effective des membres
    • transmettent au moins la voix des participants
    • satisfassent à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
  • La consultation écrite qui n’est pas une réunion mais une manière de soumettre au vote des délibérations, par exemple par mail ou via des outils en ligne (comme des outils de sondage). Ce mode de délibération est autorisé explicitement par l’ ordonnance du 25 mars 2020 pour tous les CA. Pour les AG, l’ordonnance ne vise que certaines structures seulement (cf. ci-après).

Dans tous les cas, il conviendra de disposer des preuves suffisantes sur les moyens techniques mis en œuvre afin de limiter les risques de remises en cause des décisions prises.

 

*  *  *

Dans le cadre d’une réunion à distance, comment peut-on procéder au vote ?

Lors des réunions physiques, les votes ont lieu à main levée ou par scrutin secret.

En réunion par conférence téléphonique ou audiovisuelle, il convient d’adapter l’expression des participants selon leur nombre et la nécessité du caractère secret du vote ou non.

Pour les votes en direct au cours de la réunion mais secrets, il convient de disposer d’outils techniques proposant les fonctionnalités adaptées.

Dans tous les cas, il conviendra de disposer des preuves suffisantes sur les moyens techniques mis en œuvre afin de limiter les risques de remises en cause des décisions prises.

 

*  *  *

Pendant la crise sanitaire, pouvons-nous faire délibérer notre AG par consultation écrite ?

Non, l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 (art.6) ne permet pas la prise de décision des AG par voie de consultation écrite des membres si ce n’est pas prévu dans les statuts de l’association, sauf à ce que la loi prévoit une telle faculté (ce qu’elle fait pour les coopératives agricoles par exemple).

*  *  *

Pendant la crise sanitaire, pouvons-nous faire délibérer notre CA par consultation écrite ?

Oui, l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 (art. 9) permet à une association de faire délibérer son organe d’administration par voie de consultation écrite des administrateurs dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.

Vous pouvez donc faire délibérer votre CA soit dans le cadre d’une réunion à distance par conférence téléphonique ou audiovisuelle, soit par voie de consultation écrite.

 

*  *  *

Pendant la crise sanitaire, pour une réunion de CA ou d’AG organisée à distance, quels documents doit-on établir et conserver ?

Afin de limiter les risques de remises en cause des décisions prises par les instances, dans ces conditions si exceptionnelles, il parait essentiel de conserver des preuves des modalités de prises de décisions.

Il conviendra en particulier de pouvoir démontrer la qualité des moyens techniques mis en œuvre, c’est-à-dire :

  • s’assurer que l’ensemble des membres disposent techniquement de la possibilité de délibérer sous une forme dématérialisée (téléphone, ordinateur compatible avec le logiciel utilisé…)
  • disposer d’une justification des présences, des votes émis : impressions d’écran, enregistrement des échanges, trace de messages dans les outils de « chat »…
  • mentionner l’outil utilisé dans le PV et conserver une fiche de présentation de l’outil,

En outre, comme pour toute réunion de vos instances, il s’agira de :

  • s’assurer que tous les membres ont été convoqués
  • respecter le quorum (s’il existe) et les règles de majorité statutaires
  • s’assurer de la comptabilisation des mandats de représentation.

Pour plus de sécurité, vous pouvez même demander aux organes de l’association de valider ces modalités de vote exceptionnelles avant toute prise de décisions.

 

* * *

Comment trouver un outil ou un prestataire pour l’organisation de nos CA et AG à distance ?

Il s’agit surtout de trouver un prestataire ou un logiciel adapté à la taille de l’instance, qui respecte les règles en matière de protection des données personnelles et présente des garanties techniques.

Avant d’avoir recours à un outil en particulier, nous vous invitons à étudier les conditions d’utilisation de l’outil en tenant compte des recommandations de la CNIL.

Si les solutions pour les CA sont assez simples à trouver compte tenu de la taille de l’instance, qui ne dépasse pas bien souvent une vingtaine de membres, pour les AG, en fonction du nombre de membres que vous avez, la mise en place d’une réunion en ligne peut être compliquée.

Si cela conduit à trop de complexité, vous avez aussi la possibilité de reporter vos réunions ; les AG d’approbation des comptes 2019 pouvant être reportées, à ce jour, jusqu’au 30 septembre 2020.

 

* * *

Jusqu’à quand pouvons-nous reporter notre AG ?

Cela dépend de votre situation.

Si vous avez la contrainte légale de faire approuver vos comptes dans les six mois de la clôture du dernier exercice comptable, l’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 vous permet de décaler votre AG, jusqu’au 30 septembre 2020 (date qui pourrait être amenée à évoluer selon la situation sanitaire en France).

A défaut de contrainte statutaire ou légale relative à la tenue de la réunion de votre AG annuelle d’approbation des comptes, vous pouvez vous donner jusqu’à la fin de l’année pour la convoquer.

 

* * *

 

Pour aller plus loin sur la préparation de votre AG : Préparer votre AG en toute sécurité juridique : la check-list

Vous souhaitez être accompagné durant cette période particulière afin de sécuriser votre processus décisionnel ou pour tout complément d’information, contactez-nous :

 

Les dispositions exceptionnelles

  • Organisation des réunions à distance

(*) Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

Rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

  • Approbation des comptes

(**) Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19

Rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19

 

Références citées dans l’article

  1. 1ère civ. 25-1-2017 n° 15-25561
  2. 1ère civ. 27-2-2013 n° 11-29039
  3. CA Paris 9-10-2014 n° 13/10693
  4. Article 2224 du code civil
  5. Cass, 2e civ. 6-9-2018 n° 17-19.657
  6. CA Lyon 10-2-2015 n° 13/06697
  7. CA Colmar 16-10-2013 n° 12/02507 ; CA Paris 26-6-2014 n° 13/13388
  8. CA Versailles 30-6-2011 n° 10/03018
  9. Cour de cassation, 1ère chambre civile, 2 décembre 1975, n°74-14400
  10. Article 1156, alinéa 3 du code civil
  11. Article R 612-2 du code de commerce modifié

 

 

5 commentaires sur “Covid-19 : Comment tenir le CA et l’AG 2020 de votre association ?

Ajouter un commentaire

  1. Bonjour,
    nous devons tenir notre AG le 30 juin 2020, suite au covid 19-notre AG est reportée, jusqu’à quand pouvons nous la faire, quel sont nos délais.

    Bien cordialement

    J'aime

    1. La réponse à votre question dépend de votre situation.
      Si vous avez la contrainte légale de faire approuver vos comptes dans les six mois de la clôture du dernier exercice comptable, l’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 vous permet de décaler votre AG, jusqu’au 30 septembre 2020.
      A défaut de contrainte statutaire ou légale relative à la tenue de la réunion de votre AG annuelle d’approbation des comptes, vous pouvez vous donner jusqu’à la fin de l’année pour la convoquer.
      Nous restons à votre disposition selon vos besoins.

      J'aime

  2. Bonjour,

    En vue de modifier les statuts, pour ouvrir la possibilité de tenir, un CA, une AG ordinaire ou une AG extraordinaire avec des outils numériques de tenue de réunion à distance, quelle serait la bonne formulation pour que cette formulation soit pérenne et s’adapte aux évolutions technologiques sans y revenir dans les années futures ?

    Votre réponse nous permettra d’ajouter cette possibilité, sachant que nous avions prévu quelques modifications des statuts par une AG extraordinaire qui n’a pu avoir lieu.

    Par avance, merci de votre réponse.

    J'aime

    1. Cher Monsieur,
      Si vous souhaitez disposer d’une formulation sur ces aspects, nous vous invitons à vous inspirer de la formule proposée par le Conseil d’Etat dans les statuts types des associations RUP, dont vous trouverez la dernière version via le lien suivant : https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R34366
      Les statuts types des ARUP actuellement en vigueur prévoient en effet des dispositions relatives aux réunions des CA et AG à distance qui devraient selon nous répondre à vos besoins.
      Nous restons à votre disposition selon vos besoins.
      Adeline et Cécile

      J'aime

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